Le suivi de la durée du travail : un sujet plus que jamais stratégique pour l’entreprise.

Le salarié n’a pas la charge exclusive de la preuve de ses heures de travail…bien au contraire !

Les entreprises ont un rôle actif à jouer pour le suivi du temps de travail de leurs salariés, dans un cadre objectif, fiable et durable. Elles doivent ainsi se saisir de façon très opérationnelle de sa gestion et de son contrôle, d’autant plus avec le développement du télétravail, de la nomadisation en général et des problématiques liées à la conservation des données.

Point de vigilance : elles devront veiller à intégrer dans leur suivi les salariés au forfait-jours qu’elles peuvent être tentées d’exclure, dans une première approche, du fait de leur autonomie. Au titre du forfait, les intéressés devront en effet bénéficier d’un suivi sur-mesure, c’est-à-dire par journée ou demi-journée. Mais il ne sera pas inutile que les entreprises aménagent en parallèle un suivi horaire, tant pour surveiller le respect des durées maximales de travail que pour s’aménager une preuve des horaires effectués qui sera indispensable en cas de litige.

En effet, le salarié n’a qu’à apporter « des éléments suffisamment précis » pour soutenir valablement une demande de paiement d’heures supplémentaires. Des décomptes manuscrits et unilatéraux, la copie d’un agenda personnel ou une description horaire des tâches, pourront ainsi être considérés comme suffisamment précis même s’ils ne sont corroborés par aucun élément extérieur. L’employeur devra, lui, être en capacité de contredire ces éléments par la production d’un contre-décompte objectivé par des documents témoignant d’un suivi régulier durant le contrat.

Ainsi, si la variété des dispositifs de durée du travail offre aux entreprises une certaine souplesse, elles doivent néanmoins prendre conscience qu’elle en complexifie corrélativement la gestion et le contrôle, qui, mal réalisés, pourront engendrer des répercussions contentieuses parfois importantes, à même d’obérer leur développement ou leur capacité d’investissement, les rappels de rémunération pouvant porter sur une période de trois ans…

S’interroger très concrètement sur l’à-propos des outils de suivi de la durée du travail…

Il n’est désormais plus suffisant de se satisfaire de la mise en place d’un système de contrôle du temps de travail. Il convient de veiller à sa pertinence, sa fiabilité et sa durabilité, de façon à ce que son utilisation permette de recueillir la réalité des horaires réalisés, quelles qu’en soient les évolutions.

Notre conseil dans ce cadre : éviter des systèmes de pointage qui ne permettent pas une réelle identification des protagonistes, vérifier la cohérence des relevés d’heures transmis par les salariés, prévoir un contrôle horaire et par journée travaillée pour les salariés au forfait-jours, responsabiliser les managers, s’interroger régulièrement sur la nécessité d’une mise à jour des systèmes existants et du processus de conservation des données et prévenir les changements de systèmes d’information pour éviter les déperditions…

À retenir…

L’article L. 3171-4 du Code du travail dispose qu’« en cas de litige relatif à l’existence ou au nombre d’heures de travail accomplies, l’employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié ». Toutefois l’article précise que c’est en se fondant sur les éléments fournis par l’employeur ainsi que sur « ceux fournis par le salarié à l’appui de sa demande » que le juge « forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d’instruction qu’il estime utiles ».